Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, memastikan legalitas supplier menjadi langkah penting agar perusahaan tidak menghadapi masalah hukum di kemudian hari. Supplier yang legal dan terpercaya akan membantu menjaga reputasi perusahaan, menjamin kelancaran rantai pasok, serta mendukung kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Berikut beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk memastikan legalitas supplier:
1. Periksa Dokumen Legal Resmi
Langkah pertama adalah memastikan bahwa supplier memiliki dokumen resmi seperti Nomor Induk Berusaha (NIB), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Tanda Daftar Perusahaan (TDP), serta NPWP. Dokumen-dokumen tersebut menjadi bukti bahwa supplier telah terdaftar dan diakui secara hukum oleh pemerintah.
2. Cek Status Perusahaan di Lembaga Resmi
Perusahaan dapat melakukan pengecekan melalui situs resmi seperti OSS (Online Single Submission) atau AHU Online Kemenkumham untuk memastikan status badan hukum supplier. Dari sini, kita bisa mengetahui apakah supplier masih aktif, sudah dibubarkan, atau memiliki catatan hukum tertentu.
3. Tinjau Rekam Jejak dan Reputasi Supplier
Lakukan riset terkait rekam jejak supplier. Cek ulasan dari klien sebelumnya, laporan keuangan, atau bahkan berita terkait perusahaan tersebut. Reputasi yang baik menunjukkan bahwa supplier tersebut dapat dipercaya dan memiliki etika bisnis yang kuat.
4. Lakukan Audit dan Verifikasi Lapangan
Jika memungkinkan, lakukan audit langsung ke lokasi supplier untuk memverifikasi keberadaan fasilitas, tenaga kerja, serta kesesuaian antara data administrasi dan kondisi nyata. Langkah ini juga membantu menilai komitmen supplier terhadap standar mutu dan kepatuhan hukum.
5. Periksa Sertifikasi dan Kepatuhan
Supplier yang profesional biasanya memiliki sertifikasi seperti ISO 9001 (Manajemen Mutu), ISO 14001 (Manajemen Lingkungan), atau sertifikasi spesifik industri lainnya. Sertifikasi ini menunjukkan bahwa supplier beroperasi sesuai standar internasional yang diakui.
6. Buat Perjanjian Kerja Sama yang Jelas
Terakhir, pastikan setiap kerja sama didukung dengan kontrak resmi yang mencantumkan hak, kewajiban, serta ketentuan hukum jika terjadi pelanggaran. Kontrak ini menjadi dasar perlindungan hukum bagi kedua belah pihak.
Memastikan legalitas supplier bukan hanya soal administrasi, tetapi juga bagian dari strategi bisnis jangka panjang. Dengan memilih supplier yang legal dan terpercaya, perusahaan dapat menghindari risiko hukum, menjaga kualitas produk, dan membangun kepercayaan di mata pelanggan.
Sumber:
- Kementerian Investasi / BKPM. (2023). Online Single Submission (OSS)
- Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia. (2023). Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU Online)
- ISO.org. (2024). International Organization for Standardization.